V minulém díle našeho seriálu jsme si založili dva účty pro fiktivního Jana Nováka a sice Hotovost a Bankovní účet. Po delší odmlce se k němu vracíme a ukážeme si jak v Quicken zaevidovat některé běžné příjmy a výdaje.

Poznámka pro ty čtenáře, kteří tento článek čtou jako první v sérii. Quicken je domácí účetnictví přidávané ZDARMA k "consumer" počítačům jako je iMac a Mac mini, možná i dalším. První dva díly seriálu naleznete zde:
http://www.netmania.cz/?q=quicken-domaci-ucetnictvi-1-dil
http://www.netmania.cz/?q=quicken-domaci-ucetnictvi-2-dil

Po krátkém úvodu pro nové čtenáře teď zpět k tématu tohoto dílu. Janu Novákovi posílá každý měsíc čtrnáctého zaměstnavatel na účet výplatu 20.000 Kč, přičemž mu banka strhne neoblíbený poplatek za příchozí platbu.

V Quicken tuto příchozí platbu zaevidujeme jako deposit do registeru Bankovní účet, tak jak vidíte na obrázku. Klikneme si tedy do prázdného řádku v registeru Bankovní účet a vyplníme potřebné údaje. Pozor pouze na diakritiku, jak jsem již zmiňoval v předchozích dílech, v některých částech Quicken mám zlobí a toto je zrovna část kde Quicken má s diakritikou problém. Použijte proto v jednotlivých transakcích raději striktně popisy bez ní. Protože mám jen Quicken 2005, nikoli novější 2006 nebo 2007, můžete někdo ze čtenářů prosím zkusit zda je to v novějších verzích lepší a napsat o tom do komentářů? Díky!

Pokud chcete platbu rozložit do více položek, je potřeba otevřít položku Open Split. V našem případě ji rozložíme tak jak vidíte na následujícím obrázku. Po dopsání je vhodné stisknout "Adjust total" které vypočte celkový výsledek a ten se zapíše jako součet do řádku v registeru. Je to vhodné například pokud budete platbu v budoucnu upravovat, používat kopii již nějaké předchozí platby apod, protože pak výsledná částka v řádku nebude souhlasit s jednotlivými rozepsanými (upravenými) položkami. Adjust total to napraví. Pokud součet a jednotlivé položky nesouhlasí, Quicken vám iniciativně na dalším řádku může nabízet rozdíl jako další položku, kterou rozdíl "srovnáte".

Nakonec stiskneme tlačítko Record které danou transakci uloží.

Jak vidíte, můžete ke každé položce dopsat vlastní komentář, ale není to nutné. Co je doporučené (ale opět to není nezbytné) je každou platbu, ať už příchozí nebo odchozí, přiřadit nějaké kategorii. Pokud tak neuděláte, Quicken vás bude varovat, ale dovolí pokračovat. Podle toho zda jste si při zakládání účtu zvolili Home nebo Business, vám Quicken vygeneroval nějaké předdefinované kategorie příjmů a výdajů, my jsme zde použili Salary a Bank Charge. Nebojte se, můžete si nadefinovat vlastní kategorie nebo si stávající prostě přejmenovat. A uděláme to hned teď!
V menu Quickenu si najdeme nabídku Lists -> Categories & Transfers -> List nebo zkuste stisknout klávesovou zkratku Command(Jablko)+L

Otevře se vám okno jako vidíte na obrázku. Zkusíme si přejmenovat kategorii Bank Charge: označíme si ji a stiskneme Edit a v obou objevivších se polích ji přejmenujeme.

Podobným způsobem si můžeme přes tlačítko New vytvořit své vlastní kategorie, podkategorie apod. Jediné co je potřeba je kategorii pojmenovat a určit zde jde o výdaj nebo o příjem. Položka Tax nás nezajímá, tu využijí pouze uživatelé ve Spojených státech a Kanadě, kterým Quicken rovnou dokáže spočítat daňové přiznání a potřebují tedy vědět zda jde o příjem nebo výdaj ovlivňující daňovou povinnost.

Abyste se mohli inspirovat, na dalším obrázku vidíte mé osobní kategorie, tak jak je používám ve svém Quickenu já už více než rok. Doporučuji vám si kategorie nadefinovat nebo přejmenovat podle sebe, bude se vám v Quickenu pracovat daleko lépe například s kategorií Životní pojištění než s Mortgage Int.

Pokud si v registeru Bankovní účet teď příchozí platbu rozbalíme tlačítkem Open Split, uvidíme, že kategorie u již existujících záznamů se automaticky změnily a není potřeba je upravovat. Pokud byste smazali nějakou kategorii kterou již máte v nějaké platbě použitou, pak by daná platba nebyla nikam přiřazena. Dejte tedy přednost spíše přejmenování kategorie než kompletnímu smazání a vytvoření nových.

Zpět k Janu Novákovi. Na bankovním účtu má teď spoustu peněz, ale potřeboval by je mít v peněžence a tak se vypravil k bankomatu. Budeme ignorovat, že výpis z účtu mu dorazí až za delší dobu a protože ví kolik vybral a kolik platí za výběr z bankomatu, může si to zapsat do Quicken rovnou.

Opět si označíme řádek v registeru Bankovní účet, zadáme popis bez diakritiky (diakritika nám v Quicken zlobí) a protože jde o výdaj z bankovního účtu, do pole Payment zadáme 3000,- které si Jan Novák vybral. Protože platbu potřebujeme rozložit do dvou položek (výběr + poplatek), klikneme na Open Split a jako kategorii pro platbu vybereme [Hotovost] tak jak vidíte na obrázku. Nejde totiž o výdaj v pravém slova smyslu, ale o převod mezi registery (z Bankovního účtu na Hotovost) a proto jsme si vybrali název cílového registeru.

Bohužel Jan Novák musí za výběr zaplatit poplatek 10,- a proto do dalšího řádku dopíše tuto částku a jako kategorii zvolí Bankovní poplatky (Bank Charge, pokud jsme si ji ještě nepřejmenovali podle předchozího návodu). Aby celková částka v řádku seděla, klikne na Adjust total a na závěr na Record.

Pokud se ted podíváte na oba registery, zjistíte, že na z registeru Bankovní účet ubylo 3010,- a na registeru Hotovost přibylo 3000,-. Jediným záznamem jsme tak odepsali peníze z účtu, zaplatili bankovní poplatek a připsali peníze na hotovost. Pozornější čtenáři si určitě všimli, že v jedné transakci jsme zaplacený bankovní poplatek vložili jako mínusovou a v druhé jako plusovou hodnotu. Je to proto, že jednou to bylo jako příjem (výplata) a podruhé jako výdaj (výběr z bankomatu). Abychom tedy zachovali u příjmu logiku, musela být částka zadána jako mínusová hodnota. Pokud to někomu nevyhovuje, může si připsání výplaty účtovat jako dvě operace - obě pak mohou mít kladnou hodnotu. Asi by to bylo i lepší, protože nemám vyzkoušeno nakolik mínusová hodnota ovlivní výsledné statistiky. Mám eBanku, takže poplatky za příchozí platby neřeším - jsou zdarma. Vyzkoušejte a napište do komentářů.

A drobnou poznámku na konec: každou operaci je možné provést několika způsoby - jednak jako samostatné operace a také jako jednotlivé položky v rámci jedné operace. Není určitě nutné také ihned účtovat každé pivo nebo rohlík (i když to pro udržení přehledu není rozhodně špatné). Já například osobně nesleduji na bankovním účtu úroky za úvěry a půjčky, ale jednou měsíčně zjistím rozdíl na účtu a v Quicken a rozdíl zaúčtuju jako úroky. Podobně každý týden sečtu výdaje za sladkosti z automatu který máme v zaměstnání. Když přijdu z večeře nebo hospody, kouknu do peněženky a rozdíl zaúčtuju jako Restaurace

Seriál bude samozřejmě i nadále pokračovat, ale máte-li nějaký dotaz, ptejte se v komentářích. Pokud budu vědět, poradím.